Manager, Strategic Sourcing & Logistics- Permanent, Full-Time (1.0) / Gestionnaire, Approvisionnement stratégique- Poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Manager, Strategic Sourcing & Logistics oversees the full procurement lifecycle, managing Buyer(s) and strategic sourcing activities while providing expert guidance on tendering processes and contract negotiations. The procurement professional coordinates complex procurement activities including public tenders, Request for Proposals (RFPs), and contract negotiations while ensuring compliance with BPS Procurement Directive and organizational policies. This role involves determining appropriate procurement methods, developing evaluation criteria, managing vendor relationships, and implementing best practices to maximize value and promote fair competition. The Manager is responsible for overseeing contract amendments, conducting negotiations, maintaining accurate records, and preparing reports on cost savings and key performance indicators to achieve organizational objectives.

MAIN RESPONSIBILITIES 

• Manages Buyer(s), Strategic Sourcing, providing guidance on process and controls distribution of procurement tendering and contract activities.

• Coordinates end-to-end tendering process and drafting documents for contracts in the form of Public/Invitational Tenders, Request for Proposals, Pre-qualifications, Request to Qualify and Quote, Request for Information and Negotiated Contracts for goods and services for Capital and Operations projects and conducts administrative reviews of tenders after opening.

• Manages collection of vendor questions and issuance of Addendum, as required.

• Determines method of procurement to be used, selects appropriate standard document and makes modifications as appropriate, in the preparation of tender and contract documents, and assists in selection of bidders.

• Provides guidance on appropriate evaluation criteria and mandatory requirements in RFx documents.

• Negotiates contracts for all types of goods and services.

• Manages contract amendment process in accordance with Policy and the BPS Procurement Directive.

• Manages non-competitive procurement processes in accordance with Policy and the BPS Procurement Directive.

• Prepares final contract documents and coordinates issuance of contracts and addenda.

• Promotes competition amongst suppliers for material, equipment and services.

• Manages vendor debriefing process, as required.

• Provides bid analysis and recommendation as required.

• Conducts negotiations to obtain fair and reasonable pricing, monitors supplier performance, in an effort to acquire best value for acquisitions made for equipment, material and services requirements.

• Assists with administering transactions for major supply agreements that include monitoring compliance of terms and conditions.

• Reviews material specifications with customer groups through meetings and ongoing communication with suppliers in an effort to acquire the best value (cost, quality, delivery, warranty) for material and services.

• Provides reports on cost savings and other KPIs as determined by the Director, Strategic Sourcing & Logistics.

• Enters data into the purchasing system and maintains accurate records.

QUALIFICATIONS 

• Completion of a minimum of one (1) year of college in Business Administration or other related field (Essential)*

• Supply Chain Management Professional (SCMP) certification (Preferred)

• Membership with the Ontario Public Buyers Association (OPBA) (Preferred)

• Minimum two (2) years' experience providing a solid background in administering the procurement process for complex supply and services contracts (Essential). Examples include but are not limited to:

  • Final document preparation

  • Detailed analysis of tenders bid for compliance

  • Client/bidder liaison

  • Drafting RFx documents

  • Reviewing/editing specifications

  • Contract law

• Strong knowledge of purchasing principles and practices (Essential)

• Knowledge of the Ontario Broader Public Sector (BPS) Procurement Directive (Essential)

• Experience in administering terms and conditions of purchase orders and formal contracts (Preferred)

• Ability to organize, control and coordinate a variety of activities in a highly stressful Environment with commitment to providing high levels of customer service, satisfaction and improvement to the functional area itself            (Essential)

• Thorough understanding of and commitment to following procurement regulations, and organizational policies with meticulous attention to compliance requirements (Essential)

• Ability to deliver on procurement milestones and project timelines, with strong planning skills to anticipate potential delays and implement contingency measures when necessary (Essential)

•  Knowledge of Workday (our Enterprise Resource Planning (ERP)) (Preferred)

• Demonstrated experience working in MS Office (Essential)

• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)

• Bilingualism (French/English)  (Preferred)

*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for academic requirements

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La ou le gestionnaire des achats, Approvisionnement stratégique, supervise l’ensemble du cycle d’approvisionnement, en gérant les activités liées aux acheteurs et à l’approvisionnement stratégique, tout en fournissant des conseils d’expert sur les processus d’appel d’offres et la négociation de contrats. Le professionnel de l’approvisionnement coordonne des activités d’approvisionnement complexes, dont les appels d’offres publics, les demandes de propositions et les négociations contractuelles, tout en assurant la conformité aux politiques organisationnelles et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic de l’Ontario. La ou le titulaire de ce poste doit déterminer les méthodes d’approvisionnement appropriées, élaborer des critères d’évaluation, gérer les relations avec les fournisseurs et mettre en œuvre des pratiques exemplaires pour maximiser la valeur des services et favoriser une juste concurrence. La ou le gestionnaire est chargé de superviser les modifications aux contrats, de mener des négociations, de tenir des dossiers exacts et de préparer des rapports sur les économies de coûts et les indicateurs de rendement clés afin d’atteindre les objectifs organisationnels.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérer les acheteurs et l’approvisionnement stratégique, en fournissant des conseils sur le processus et en contrôlant la distribution des appels d’offres et des activités contractuelles.

• Coordonner le processus d’appel d’offres de bout en bout et la rédaction de documents pour les contrats sous forme d’appels d’offres publics ou sur invitation, de demandes de propositions, de sélections préalables, de demandes de qualification et de devis, de demande de renseignements et contrats négociés pour des biens et services dans le cadre de projets d’immobilisations et d’exploitation. Effectuer des examens administratifs des soumissions après l’ouverture.

• Gérer la collecte des questions des fournisseurs et l’émission de l’addenda, selon les besoins.

• Déterminer la méthode d’approvisionnement à utiliser, sélectionner le document approprié sur les normes et apporter les modifications nécessaires pendant la préparation des documents de soumission et de contrat, et aider à choisir les soumissionnaires.

• Fournir des conseils quant aux critères d’évaluation appropriés et les exigences obligatoires dans les documents d’appel d’offres.

• Négocier des contrats pour tous les types de biens et de services.

• Gérer le processus de modification des contrats conformément à la politique et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

• Gérer les processus d’approvisionnement non concurrentiels conformément à la politique et à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.

• Préparer la version définitive des documents contractuels et coordonner l’octroi des contrats et la publication des addenda.

• Promouvoir la concurrence entre les fournisseurs de matériel, d’équipement et de services.

• Gérer le processus de compte rendu des fournisseurs, au besoin.

• Effectuer des analyses d’offres et formuler des recommandations, le cas échéant.

• Mener des négociations pour obtenir des prix justes et raisonnables et surveiller le rendement des fournisseurs dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les acquisitions d’équipement, l’obtention de matériel et la prestation de services.

• Contribuer à la gestion des opérations pour les principaux contrats de fourniture, y compris la surveillance de la conformité aux modalités.

• Passer en revue les spécifications du matériel avec les groupes de la clientèle au moyen de réunions et d’une communication permanente avec les fournisseurs dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix (coût, qualité, livraison, garantie) pour l’utilisation du matériel et la prestation des services.

• Fournir des rapports sur les économies de coûts et d’autres indicateurs de rendement clés déterminés par la directrice ou le directeur, Approvisionnement stratégique et logistique.

• Saisir les données dans le système d’achat et tenir des registres précis.

QUALIFICATIONS

• Au moins une (1) année d’études collégiales en administration des affaires ou dans un domaine connexe (essentiel)*

• Détenir un certificat de professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement (souhaitable)

• Être membre de l’Ontario Public Buyers Association (souhaitable)

• Au moins deux (2) ans d’expérience dans l’administration du processus d’approvisionnement applicable à des marchés complexes de fournitures et de services (essentiel). Il s’agit notamment de ce qui suit :

  • Préparation finale des documents

  • Analyse détaillée des offres pour en vérifier la conformité

  • Liaison entre la clientèle et les soumissionnaires

  • Rédaction de documents d’appel d’offres

  • Révision et modification de spécifications

  • Droit des contrats

• Avoir une solide connaissance des principes et des pratiques d’achat (essentiel)

• Connaissance de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic de l’Ontario (essentiel)

• Expérience de l’administration des modalités des bons de commande et des contrats officiels (souhaitable)

• Capacité d’organiser, de contrôler et de coordonner diverses activités dans un milieu très stressant et s’engager à offrir des services à la clientèle de niveau supérieur, ainsi qu’à assurer la satisfaction et l’amélioration du domaine fonctionnel lui-même (essentiel)

• Compréhension approfondie et volonté de respecter les règlements d’approvisionnement et les politiques organisationnelles en portant une attention rigoureuse aux exigences de conformité (essentiel)

• Capacité à respecter les délais d’approvisionnement et les échéanciers de projets, ainsi que de solides compétences en planification pour prévoir les retards potentiels et mettre en œuvre des mesures d’urgence, le cas échéant (essentiel)

•  Connaissance de Workday (notre système de planification des ressources) (souhaitable)

• Expérience manifeste de travail démontrée avec la suite MS Office (essentiel)

• Vérification du casier judiciaire de niveau 1 (essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais) (souhaitable)

* Une personne qui possède de l’expérience et une formation officielle et qui a fait ses preuves sur le plan du rendement et des capacités pourrait être exemptée des exigences stipulées en matière d’études.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.