Analista Adm III - Facilities - The Nature Conservancy

Processo de seleção desenvolvido pela matteria

Localização e modo de trabalho

Belém - Remoto

Quem somos

A The Nature Conservancy (TNC) é uma organização global sem fins lucrativos dedicada à conservação do meio ambiente. Nossa missão é proteger as terras e águas das quais toda a vida depende, promovendo soluções inovadoras e baseadas na ciência para enfrentar os desafios ambientais mais urgentes. No Brasil, há mais de 30 anos trabalhamos em parceria com diversos setores para garantir um futuro sustentável para as pessoas e para a natureza.

Nosso impacto

• Combater as mudanças climáticas 

• Proteger Terras e Águas 

• Fornecer água e alimentos de maneira sustentável 

• Construir cidades saudáveis

Propósito do cargo

O/A Analista Administrativo III – Foco em Facilidades terá um papel fundamental na gestão operacional e administrativa da TNC, garantindo a estrutura e os processos necessários para o funcionamento eficiente da organização. A posição abrange gestão de facilities, suporte administrativo, organização de eventos, logística, compras, controle de inventário e frota, além de atuar no suporte a processos internos de compliance e governança.

Principais responsabilidades

Seguir e promover ativamente nosso Código de Conduta tanto internamente quanto externamente, demonstrando de forma contínua e consistente alinhamento com nossos valores.

 Desempenhar funções sob supervisão geral e diretrizes estabelecidas;
 Tomar decisões cotidianas no âmbito das atribuições de trabalho e priorizar o trabalho de forma independente;
 Identificar problemas de rotina de forma proativa, utilizando recursos existentes para resolução, encaminhando questões e problemas difíceis ao supervisor;
 Demonstrar sensibilidade no manuseio de informações confidenciais;
 Ponto de orientação para a equipe de Operações (OPS), oferecendo informações sobre diversas atividades da área para a consulta da equipe atual e novos membros, conforme aplicável;
 Responsável pelas instalações físicas da Organização, tratando de manutenções de acordo com a necessidade, logística relacionadas a abertura, mudança e/ou encerramento dos escritórios físicos.
 Responsável pelo processamento operacional de mudanças, abertura e fechamento de CNPJs junto ao fornecedor específico;
 Responsável por compras, processamento de faturas, contratação de fornecedores e auxílio na criação e acompanhamento e orçamentário;
 Responsável por treinamentos relacionados a área para o time de Operações e funcionários da TNC Brasil;
 Apoio nas interações, aplicações, implantações e monitoramento das ações de Saúde e Segurança do Trabalho e Safety cabíveis a área de Operações junto ao Consultor de serviço específico;
 Responsável pelo envio de computadores novos e de reposição para os funcionários em trabalho conjunto com TI;
 Responsável pelo fornecimento de documentos institucionais para parceiros e para propostas com novas Organizações e due diligences;
 Responsável pelo registro da TNC em entidades públicas e controle de entidades já registradas;
 Apoio ao time de Legal na confecção e registro de documentos societários e procurações (Power of Attorney - PoA) e delegações (Grant of Authority - GoA);
 Responsável pela disponibilização de documentos da Business Unit Brasil na intranet;
 Responsável pela organização e arquivamento dos documentos societários da Organização;
 Responsável pela emissão das certidões e certificados da Organização junto ao fornecedor específico;
 Responsável pela administração e gestão do inventário geral, termos de comodato e controle dos pertences da TNC em posse dos funcionários em Home Office e parceiros e gestão dos itens imobilizados;
 Responsável pela venda, doações ou descarte de materiais manejados pela área de Operações, quando aplicável;
 Administração geral das agências de viagens;
 Responsável pelos contratos da área de Operações, monitorando as datas de vencimento, renovação, serviços prestados, novas cotações e apoiando na confecção de contratos com o time responsável pelos contratos gerais da Organização;
 Administração, comunicação, treinamentos e controle de todos os procedimentos relacionados à frota de veículos e aluguel;
 Apoio nas tramitações anuais da Organização com a seguradora internacional como adição, edição e exclusão de itens no seguro e manejo dos pagamentos relacionados;
 Apoio no monitoramento e aprovação de pagamentos de Operações de acordo com as
concessões de autoridade;
 Eventualmente poderá supervisionar voluntários, estagiários ou Jovens Aprendizes;
 Apoio na logística de eventos da área de Operações;
 Servir como membro das equipes para projetos atribuídos;
 Disponibilidade para viagens.
 Local de trabalho: Esta posição é fixa para desenvolvimento das atividades em Home Office na cidade de Belém.

Requisitos e competências para trabalhar conosco

• Bacharel em Administração ou área relacionada e 1 ano experiência ou combinação equivalente;
• Experiência em escrita de negócios, edição e revisão;
• Experiência na organização do tempo e gestão de diversas atividades para cumprir prazos;
• Experiência em atividades relacionadas e Operações e/ou Facilities;
• Experiência na realização de processos administrativos diversos;
• Experiência de trabalho e comunicação com uma ampla gama de pessoas;
• Experiência avançada em Excel;
• Experiência analisando informações com o objetivo de elaborar relatórios, coordenar atividades e resolver problemas.
• Experiência escrevendo e editando materiais escritos para uso em comunicações de programas e eventos especiais
• Fluência na escrita, leitura e fala em português e avançada na escrita, leitura, intermediária na fala em inglês;
  
  Disponibilidade:
  Residência em Belém ou Grande Belém (requisito obrigatório).
  Disponibilidade para viagens esporádicas.

Conhecimento e habilidades desejáveis

• Experiência multilíngue e multicultural ou transcultural apreciada.
• Capacidade de aplicar habilidades de pesquisa;

• Experiência em gerenciamento de banco de dados, incluindo gerenciamento e rastreamento de dados e produção de relatórios;
• Experiência, cursos ou outros treinamentos em área relevante relacionado a área.
• Perfil de trabalho analítico, proativo e autônomo;
• Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes;

Perfil de nossa equipe

ADN: Cultura e Valores do Nosso Time Na TNC, valorizamos um ambiente diverso, colaborativo e inovador. Nosso trabalho exige compromisso com a transparência, ética e sustentabilidade, além de uma abordagem orientada a resultados e soluções práticas. Buscamos profissionais engajados, que queiram crescer conosco e contribuir para nossa missão global. 

Uma pessoa com perfil analítico, autônomo, curiosa, motivada por desafios e mudança diária de rotina e diversidade de atividades, que goste fundamentalmente de atender, tratar e orientar pessoas. Alguém com foco e domínio dos instrumentos, ferramentas e múltiplas linguagens existentes dentro da Organização. Profissional confiante, flexível e com empenho em revolver de forma proativa as situações e eventualidades com cotidiano. Que tenha interesse em se desenvolver e desenvolver os demais
colegas de time e da TNC como um todo.
A área de Operações trabalha simultaneamente com temas diversos em alinhamento com diferentes áreas por toda a Organização. Assim, buscamos alguém com mente criativa, que se adapte facilmente a tratativa dos diversos temas, perfis e áreas. Que tenha sólida vivência em rotinas de facility, tratativa com público, negociações e fornecedores diversos, treinamentos, criação de processos, assim como
entenda a importância da Ética e transparência em todas as atividades a serem desenvolvidas na TNC.
Nesse papel, você apoiará o time de Legal na confecção, registro e arquivamento de documentos societários e procurações (Power of Attorney - PoA) e delegações (Grant of Authority - GoA), due deligence, preparo de documentações para parceiras e acordos de cooperação, atuará de forma efetiva na administração e gestão do inventário geral, termos de comodato, imobilizados e frota, atuando nas aquisições, doações e descartes quando aplicável, administração de agências de viagens, na elaboração de documentos, memorandos e relatórios e processos operacionais, apoiará junto ao Consultor de
Saúde e Segurança do Trabalho e Safety o desenvolvimento e monitoramento das ações que dependem a área de Operações, atuar como membro de times em projetos específicos, administrar treinamentos e orientar os colegas da TNC como um todo, esclarecimento de dúvidas diversas dos funcionários e diretoria.

Principais interesses para trabalhar conosco

CONSTRÓI RELACIONAMENTOS 

Constrói relacionamentos produtivos interagindo com os demais de forma a aumentar a confiança e o comprometimento mútuo. 

COLABORAÇÃO & TRABALHO EM EQUIPE 

Trabalha de forma colaborativa com as partes interessadas em diferentes níveis, localidades, contextos e culturas, a fim de melhorar as decisões, fortalecer o comprometimento o ser mais eficaz. 

COMUNICA-SE COM AUTENTICIDADE 

 de forma proativa e em tempo hábil, a fim de compartilhar informações, trata das questões importantes, persuadir e influenciar os demais, usando níveis adequados de detalhes, com e oportunidades de feedback. 

DESENVOLVE OS DEMAIS 

Assume a responsabilidade de ajudar a desenvolver as habilidades, os comportamentos e a mentalidade dos demais, para ajudá-los a reforçar suas contribuições no ambiente de trabalho 

DIRECIONAMENTO PARA RESULTADOS 

Estabelece metas desafiadoras e objetivos baseados em um forte sentido de propósito e alto padrão de desempenho, e dedicadamente Impulsiona a si e aos outros na direção de resultados tangíveis, ao mesmo tempo em que garante equilíbrio entre vida e trabalho.

VALORIZA AS DIFERENÇAS 

Demonstra comprometimento com o aproveitamento estratégico do potencial das diferenças; enxerga as diferenças o tempo todo e aprende e adota ações estratégicas de modo a explorar o potencias dessas diferenças, e demonstra autoconsciência e comportamentos que visam superar as diferenças de identidade e potencial de forma respeitosa e eficaz diante de todas as partes interessadas. Procura ativamente construir e reter uma força de trabalho Diversificada e promove um ambiente de trabalho inclusivo e equitativo, baseando-se em diversas perspectivas. 

SISTEMATIZA A LIDERANÇA 

Pensa e ase a partir de uma perspectiva mais ampla, com uma visão de Iongo prazo e a compreensão da 1) natureza dinâmica dos desafios de grande escala, e 2) necessidade de interagir cinco práticas essenciais: envolver habilmente as pessoas apropriadas; fornecendo um processo claro para mudança; tendo uma visão holística das situações; concentrando-se em na um pequeno número de ações estratégicas, aprendendo e Adaptando-as o longo prazo: e estar ciente da como o próprio pensamento ou padrões de comportamento podem estar limitando a mudança.

Razões para se juntar à nossa equipe

A TNC oferece um pacote de benefícios competitivo e abrangente, incluindo: seguro saúde, licença parental, férias remuneradas, entre outros benefícios de vida e bem-estar no trabalho. Temos orgulho de oferecer um ambiente de trabalho que apoia as necessidades de saúde, bem-estar e flexibilidade das pessoas que empregamos!

Detalhes relevantes antes de se candidatar a esta vaga

O/A Analista em Operações III será responsável pelo desempenho de múltiplas funções administrativas relacionadas ao programa atribuído. A posição será responsável pelo agendamento e coordenação de logística para eventos especiais e/ou reuniões, compras, arquivamento central, operações de correspondência e envio de computadores e artigos de TI, gestão de instalações da TNC, abertura, mudanças e encerramento de escritórios, telecomunicações, gestão geral de inventário, imobilizados e
frota, gestão de agências de viagens, controle e apoio na confecção de contratos relacionados a área, suporte e/ou recepção, criação de documentos. Poderá auxiliar no recrutamento e treinamento de voluntários do programa, podendo coordenar as atividades dos voluntários. O/A Analista poderá executar tarefas administrativas de Sistemas de Informação, e Finanças, incluindo formulários de processamento, elaboração de relatórios e monitoramento de orçamentos e prestar apoio geral a área.
Fará uso de sistemas e recursos disponíveis para manter, rastrear e pesquisar dados e produzir e revisar relatórios. Fará aplicação de processos e práticas estabelecidos para melhorar a eficácia e documentar os procedimentos do programa de referência por parte dos funcionários. Coordenará atividades com múltiplas variáveis, definirá prazos realistas e fará o gerenciamento de cronograma.
O/A Analista será ponto de contato para consultas sobre as atividades do programa e poderá auxiliar no desenvolvimento de materiais de comunicação do programa e gerenciamento de correspondência. Esta posição trabalhará em cooperação com a equipe da Conservação, fornecendo informações necessárias para tomar decisões e resolver problemas. O/A Analista atuará como responsável pelo departamento
conforme designado pela supervisão, a fim de coordenar arranjos, transmitir informações e garantir a execução bem-sucedida do programa.