Project Coordinator (1 Year Contract)

About Compugen

Compugen is Canada's largest privately-owned Technology Ally. To innovate industries, transform businesses, connect communities, and drive meaningful change, we must think bigger, reach broader, and act bolder. Through knowledge, curiosity, and collaboration, Compugen helps organizations delivering experience by design. This is what it means to be human-centered and technology-enabled.

Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us — it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people – they are the connection that truly makes the magic happen!

Our Culture

We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals — we're dedicated to helping you achieve yours.

If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.

Position Overview:

As a Project Coordinator , you will coordinate and administer Project work as assigned. You will work with Project Managers (PMs) in the development of project documentation, scheduling, vendor follow up, financial management, hardware and configuration activities, etc. You will organize projects to complete projects on time and within budget. The Project Coordinator role is a member of the Project Management Office (PMO) and will report to the PMO Manager.

Key Responsibilities:

• Develop and manage the deployment project schedule.
• Schedule, monitor and follow up with field technicians to meet call resolution deadlines.
• Manage project work per Compugen PMO Methodology which includes setting up Governance models, holding project kick off meetings, monitoring and controlling project activities.
• Analyze & confirm information in documents such as timesheets submitted by technicians for billing purposes.
• Execute a variety of project management administrative tasks such as billing reports and financial management.
• Work with the Materials Management and Inside Sales teams to confirm hardware is available per project schedule.
• Monitor project progress and create project status reports for project managers and stakeholders.
• Schedule stakeholder meetings and facilitate communication between the project manager and stakeholders throughout the project life cycle.
• Manage project management documents such as the project plan, RAID log, budget, schedule, or scope statement, as directed by the project manager.
• Assess project risk management and provide solutions where applicable.
• Ensure projects adhere to frameworks and all documentation is maintained appropriately for each project.
• Work with the PM or Account team (DM, ISS, AE) to manage project work activities per the signed statement of work and execute project change requests, as required .
  
  
  

Skills & Qualifications:

• Post-secondary certificate or diploma in an Administration program, Project Management, or equivalent work experience.
• Minimum 3 years of experience in an administrative and/or coordination position.
• Exceptional written & verbal communication skills required.
• Strong knowledge and skill set in MS Office suite.
• Have excellent collaboration skills while also being able to work independently with minimal direction.
• Exceptional time management and prioritization skills.
• Demonstrate a good tolerance for ambiguity and managing stressful situations.
• Ability to adapt in a rapidly changing environment.
  
  
  

What Compugen Offers You:

• Exciting, fast-paced challenging work environment
• A culture where authenticity and diversity are valued
• Professional development
• Participation in Women in Technology Network
• Opportunities to give back to our local communities
• Collaborative supportive team members
• Remote work/hybrid work options
• Work/life flexibility
  
  
  

Equity Statement

At Compugen, we're committed to diversity, equity and inclusion, actively recruiting from all groups. We provide accommodation upon request to all applicants during the recruitment process. At Compugen, we believe that everyone deserves a seat at the table. If you require an accommodation, our People & Culture representative will work with you to meet your needs.

Découvrez Compugeng

Compugen est le plus grand allié technologique privé au Canada. Nous croyons que pour innover nos industries, transformer nos entreprises, connecter nos communautés et provoquer de réels changements, nous devons voir plus grand, élargir notre portée et agir avec plus d'audace. Grâce à notre expertise, notre curiosité et notre approche collaborative, nous aidons les organisations à créer et offrir des expériences numériques réfléchies et mémorables. Pour nous, c’est ce que ça veut dire de s'appuyer sur la technologie tout en restant centré sur l'humain.

Aider les organisations à imaginer et réaliser de nouvelles possibilités, ce n’est pas juste un slogan pour nous — c’est ce qui guide notre quotidien. Nous croyons foncièrement que la technologie est le conduit, mais les gens sont les points de connexion qui rendent la magie possible!

Notre culture

Notre culture priorise le bien-être humain et s’investit dans votre potentiel. Nous sommes non seulement dédiés à nos objectifs d’entreprise, mais aussi à vos objectifs professionnels.

Si vous avez une curiosité inlassable, un désir de faire une différence et un esprit fondamentalement collaboratif, vous êtes au bon endroit.

Aperçu du poste :

En tant que coordonnateur de projet, vous coordonnerez et administrerez le travail de projet tel qu'assigné. Vous travaillerez avec les gestionnaires de projet (GP) dans l'élaboration de la documentation du projet, la planification, le suivi des fournisseurs, la gestion financière, le matériel et les activités de configuration, etc. Vous organiserez des projets pour terminer les projets à temps et dans les limites du budget. Le rôle de coordonnateur de projet est membre du Bureau de gestion de projet (BGP) et relèvera du gestionnaire du BGP.

Principales responsabilités :

• Élaborez et gérez le calendrier du projet de déploiement.
• Planifier, surveiller et faire un suivi auprès des techniciens sur le terrain pour respecter les délais de résolution des appels.
• Gérer le travail de projet selon la méthodologie PMO de Compugen, qui comprend la mise en place de modèles de gouvernance, la tenue de réunions de lancement de projet, le suivi et le contrôle des activités du projet.
• Analyser et confirmer les informations contenues dans des documents tels que les feuilles de temps soumises par les techniciens à des fins de facturation.
• Exécutez une variété de tâches administratives de gestion de projet telles que les rapports de facturation et la gestion financière.
• Travaillez avec les équipes de gestion des matériaux et des ventes internes pour confirmer que le matériel est disponible selon le calendrier du projet.
• Surveiller l'avancement du projet et créer des rapports d'étape de projet pour les gestionnaires de projet et les parties prenantes.
• Planifiez les réunions avec les intervenants et facilitez la communication entre le gestionnaire de projet et les intervenants tout au long du cycle de vie du projet.
• Gérer les documents de gestion de projet tels que le plan de projet, le journal RAID, le budget, le calendrier ou l'énoncé de la portée, selon les directives du chef de projet.
• Évaluer la gestion des risques du projet et fournir des solutions, le cas échéant.
• S'assurer que les projets respectent les cadres et que toute la documentation est tenue à jour de façon appropriée pour chaque projet.
• Travailler avec le GP ou l'équipe de compte (DM, ISS, AE) pour gérer les activités de travail du projet conformément à l'énoncé de travail signé et exécuter les demandes de changement de projet, au besoin .
  
  
  

Compétences et qualifications :

• Certificat ou diplôme d'études postsecondaires dans un programme d'administration, gestion de projet ou expérience de travail équivalente.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste administratif et/ou de coordination.
• Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale requises.
• Solides connaissances et compétences dans la suite MS Office.
• Avoir d'excellentes compétences en collaboration tout en étant capable de travailler de manière indépendante avec un minimum de direction.
• Compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps et de priorisation.
• Démontrer une bonne tolérance à l'ambiguïté et à la gestion des situations stressantes.
• Capacité de s'adapter dans un environnement en évolution rapide.
  
  
  

Ce qu’offre Compugen:

• Un environnement travail excitant et rapide qui vous met au défi
• Une culture où l’authenticité et la diversité sont célébrées
• Des opportunités de développement professionnel
• L’opportunité de vous joindre au réseau Women in Technology
• Des opportunités de vous impliquer dans vos communautés
• Des collègues à l’esprit collaboratif qui sont prêts à vous soutenir
• Des options de travail hybrides ou à distance, selon votre rôle
• Une belle flexibilité dans votre équilibre vie/travail
  
  
  

Déclaration d’équité

Chez Compugen, nous sommes dévoués à la diversité, l’équité et l’inclusion, et recrutons activement des gens de tous les groupes. Nous offrons des accommodements sur demande durant le processus de recrutement. Nous croyons que chaque personne mérite sa place à la table. Si vous nécessitez un accommodement, un représentant de l’équipe des ressources humaines travaillera avec vous pour répondre à vos besoins.