Match score not available

Organisateur de voyage d'affaires / Assistant administratif (H/F)

unlimited holidays - extra holidays - extra parental leave - long remote period allowed

Remote:

Full Remote

Contract:

Full time

Work from:

France

Offer summary

Qualifications:

Organizational skills, Autonomy, Adaptability, Proficiency in office tools, Previous experience in training field is a plus.

Key responsabilities:

Coordinate professional trips and administrative tasks for training sessions
Handle travel booking, accommodation reservations, and budget control
Manage administrative tasks for training programs and maintain quality standards
Participate in the continuous improvement process of the training organization

Solinki Hrtech: Human Resources + Technology Startup https://www.solinki.com/

11 - 50 Employees

See more Solinki offers

Job description

Notre client en quelques mots
Fondée en 1985, est une Société Coopérative à Intérêt Collectif (SCIC) ayant pour objet de
favoriser par tout moyen la relation d’aide, l’information et la recherche sur le handicap et le
vieillissement.
Véritable Centre Ressources au service des personnes en situation de handicap et vieillissantes.

Notre client recherche un organisateur (H/F) de voyage d’affaires et assistant administratif. Le pôle Formation dédié au logiciel médico-social Airmes a pour missions d’organiser et mettre en oeuvre les formations au sein des structures clientes.

En tant qu’organisateur(trice) de voyage d’affaires et assistant(e) administratif(ve), vous aurez un rôle essentiel dans la gestion des déplacements professionnels et l’organisation administrative des formations. Vos responsabilités comprendront :

Organisation de déplacements professionnels :

Réservation des billets de transport, location de véhicules et hébergements en tenant compte des contraintes et des demandes des voyageurs, et dans le respect des budgets définis par la coopérative.
Transmission des informations nécessaires aux voyageurs.
Modification ou annulation des réservations en cas de report des formations ou de changement de formateur.
Collecte de tous les justificatifs de dépenses à transmettre à la comptabilité.
Contrôle des notes de frais et garantie de l’application des règles établies par la coopérative.
Surveillance du respect des budgets alloués aux déplacements et signalement en cas de dépassement récurrent.
Participation à la recherche de partenaires hôteliers, locations de véhicules, etc.
Assistance, au besoin, aux collègues en charge de la réalisation des devis pour l’évaluation des frais de déplacement à facturer aux établissements.
Organisation administrative des formations :

Suivi administratif des formations conformément aux normes de la certification Qualiopi et aux exigences de qualité de l’organisme de formation, y compris la contractualisation de la convention de formation à destination du client.
Envoi des convocations aux stagiaires.
Préparation des documents à destination des formateurs.
Traitement des retours de formation (évaluation des stagiaires, émargements et certificats de réalisation).

Participation au processus d’amélioration continue de l’organisme de formation.
Communication des informations aux structures clientes et aux formateurs, y compris les programmes, le matériel et les horaires.
Accueil physique et téléphonique, avec la capacité d’orienter efficacement tout type d’interlocuteur et de filtrer les informations de premier niveau.
Dans un environnement en constante évolution et au fur et à mesure de la croissance de la coopérative, vos missions pourront évoluer.med

Profil recherché pour le poste :

Organisation, rigueur et réactivité.
Autonomie.
Adaptabilité.
Gestion du stress et des imprévus.
Maîtrise des outils bureautiques.
Esprit d’équipe.
Bonne expression écrite et orale.
Une expérience professionnelle dans le domaine de la formation est un plus.

Type de contrat : CDI 35h/semaine Date prévue d’embauche : 1er novembre 2023 Rémunération : 1 950 EUR BRUT mensuel (tickets restaurant, mutuelle prise en charge à 100%)