Offer summary

Qualifications:

Bachelor's degree in Administration or related field preferred., 4-5 years of experience in administrative or virtual assistance roles., Proficiency in Microsoft Office Suite, Google Suite, and project management tools like Trello and Asana., Strong organizational skills and attention to detail with effective communication abilities..

Key responsibilities:

Manage and coordinate the CEO's personal and professional schedule, including meetings and events.

Act as the primary point of contact for the CEO, handling calls, emails, and correspondence efficiently.

Prepare presentations, reports, and confidential documents for the CEO while ensuring confidentiality.

Assist in planning and coordinating travel arrangements and executive meetings, including logistics and follow-ups.

Job description

Este es un puesto de trabajo remoto.

En Oberstaff, contratamos profesionales altamente calificados en América Latina y los asignamos a trabajar de forma remota a tiempo completo con empresas de todo el mundo. Nuestro proceso de selección garantiza talento especializado y alineado con las necesidades de cada negocio, permitiendo a nuestros clientes fortalecer sus equipos con profesionales eficientes, comprometidos y preparados para impulsar su crecimiento.

Nuestro cliente es una empresa con más de 10 años de existencia en la industria tecnológica en Puerto Rico. El horario de operaciones es de 9:00 a 6:00 en horario de Puerto Rico. Nos han pedido encontrar a un profesional en el área administrativa, un Asistente para el CEO.

¿Eres un/a profesional administrativo/a con alma de estratega y pasión por los desafíos? Únete a nuestro equipo como Asistente Administrativo y sé la pieza clave en la digitalización y optimización de nuestros procesos. Entre tus funciones tendrás:

Administrar y coordinar la agenda personal y profesional del CEO, incluyendo reuniones internas y externas, citas, conferencias y eventos.
Filtrar y priorizar solicitudes de reuniones y gestionar posibles conflictos de horario.
Actuar como primer punto de contacto para el CEO, gestionando llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia de manera profesional y eficiente.
Redactar, revisar y editar comunicaciones en nombre del CEO, asegurando un tono y contenido apropiados.
Preparar presentaciones, informes y otros documentos confidenciales para el CEO.
Mantener un sistema de archivo organizado y seguro para documentos confidenciales del CEO, tanto físicos como digitales.
Asegurar la confidencialidad de toda la información manejada.
Planificar y coordinar los viajes del CEO, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte terrestre y preparación de itinerarios detallados.
Organizar y coordinar reuniones ejecutivas, incluyendo la preparación de agendas, la distribución de materiales y el seguimiento de los acuerdos.
Brindar apoyo logístico para eventos y conferencias en los que participe el CEO.
Asistir al CEO en la gestión de tareas y proyectos especiales, realizando investigaciones, recopilando información y preparando informes.
Realizar un seguimiento de los plazos y asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Actuar como enlace entre el CEO y otros departamentos de la empresa, así como con clientes, socios y otras partes interesadas externas.
Representar al CEO de manera profesional y cortés en todas las interacciones.
Realizar otras tareas administrativas según sea necesario para apoyar al CEO.

Requirements

Disponibilidad para trabajar de Martes a Jueves de 9:00am a 6:00pm y Viernes a Sábado de 12:00pm a 8:00pm horario de Puerto Rico (Una hora de descanso).
Disponer de computadora o laptop con headset y conexión a internet de 100 mbps.
Experiencia previa en roles administrativos o de asistencia virtual.
Habilidades en gestión del tiempo, atención al detalle y negociación.
Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse de manera efectiva.
Alto grado de responsabilidad y organización.
Experiencia en el uso de Microsoft Office Suite, Google Suite, Slack, HubSpot, Notion, Trello, Asana, Slack y CRM.

Benefits

Horario totalmente remoto.
Independencia de ubicación.
Contrato de servicios profesionales (por cuenta propia) con paga fija mensual.
Paga en dólares USD a través de PayPal.
Sumarte a una empresa en constante crecimiento, con un excelente clima de trabajo, posibilidades de desarrollo profesional.