Offer summary

Qualifications:

BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ou formation équivalente., Connaissance des procédures administratives de soumissions d'appels d'offres., Expérience dans un poste similaire, de préférence dans une entreprise internationale., Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, avec des compétences en d'autres langues comme l'allemand ou l'espagnol étant un atout..

Key responsibilities:

Identifier et enregistrer les offres et demandes d'offres en coordination avec la BU France.

Assurer le suivi des opérations d'appel d'offres et des processus internes.

Accueillir les visiteurs et gérer l'intégration des nouveaux salariés.

Organiser des réunions, préparer la facturation des projets et mettre à jour les bases de données.

Job description

Activités & responsabilités : Concernant les aspects commerciaux :

En coordination avec la BU France, et la direction Commerciale basée en Suisse:

Identification des offres et demandes d'offres (RfO, RfP, RfQ, etc.) via des canaux dédiés (veille commerciale);
Enregistrement et mise à jour des registres des fournisseurs, accréditations auprès des organismes publics, des institutions financières internationales, etc. ;
Vérification des conditions de participation ;
Rédaction de la documentation administrative nécessaire à la participation conformément aux exigences et modalités établies dans le cahier des charges ;
Suivi des délais ;
Soumission des offres (par voie électronique ou traditionnelle) ;
Suivi des opérations d'appel d'offres ;
Suivi des processus internes.

Concernant le fonctionnement de la BU France :

Accueillir les visiteurs ;
Assurer le circuit d'intégration et certaines formations administratives des nouveaux salariés ;
Emettre les ordres de missions, et organisation des déplacements professionnels ;
Gestion des frais et des dépenses diverses en relation au fonctionnement du département ;
Assurer le suivi des absences/présences des collaborateurs et faire la liaison avec les ressources humaines ;
Assurer un support administratif sur les projets, en collaboration avec les chefs de projets ;
Préparation et aide au suivi de la facturation des projets ;
Prise de procès-verbaux lors des réunions et en assurer le suivi des actions ;
Organisation et préparation de diverses réunions, rendez-vous et événements ;
Mise à jour régulière des bases de données.

Profil requis :

BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ou une formation professionnelle jugée équivalente ;
Connaissance des procédures administratives de soumissions des appels d’offres de la commande publique serait un atout ;
Expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d’une entreprise internationale ;
Excellente gestion du temps et des priorités, autonomie, capacité à anticiper et résoudre les problèmes efficacement ;
Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance d'autres langues (Allemand, Italien, Espagnol ou Chinois) est un atout ;
Maîtrise des outils informatiques Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Ce qui nous distingue des autres

Projets Internationaux

Les employés ont l'opportunité de travailler sur des projets internationaux passionnants et impactants qui élargissent leurs compétences et offrent des expériences mondiales.

Échange Culturel

Gruner favorise l'échange culturel à travers des programmes qui permettent aux employés d'acquérir des expériences dans différents pays et cultures.

Développement de Carrière

Les employés bénéficient d'opportunités diverses pour leur croissance professionnelle, y compris des voies de promotion interne et des options de relocalisation internationale.

Promotion de l'Innovation

Nous offrons un environnement qui soutient la pensée créative et des approches innovantes, encourageant les employés à contribuer des idées et à travailler sur le développement de nouvelles solutions.

Diversité et Inclusion

Gruner renforce une culture de diversité et d'inclusion qui crée un environnement de travail respectueux et solidaire, valorisant différentes perspectives et origines.

À propos de Gruner

Gruner planifie et construit pour un avenir digne d'être vécu.

Avec passion et compétence professionnelle, nous développons des solutions durables pour des projets de construction exigeants dans les domaines du bâtiment, de l'infrastructure et de l'énergie. Nos 1'100 collaborateurs travaillent en étroite collaboration avec nos clients sur plus de 35 sites en Suisse et dans le monde entier afin de mettre en œuvre des projets de manière efficace et innovante. Dans ce contexte, le respect de l'environnement, les innovations numériques et la promotion d'une forte culture d'entreprise sont au centre de nos préoccupations.

Chez Gruner, vous découvrirez un environnement de travail dynamique dans lequel l'esprit d'équipe et le développement personnel sont des valeurs essentielles.

À propos de Gruner Vos interlocuteurs

Admerina Thaqi

HR Operations & Recruitment Partner

admerina.thaqi@gruner.ch

T: +41 21 637 15 12

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