Offer summary

Qualifications:

Completed vocational training (e.g., as an office management clerk or certified secretary), Professional experience in a similar position, Excellent command of German, both written and spoken, Proficient in MS Office applications with a strong affinity for IT and digital projects..

Key responsabilities:

Manage the executive secretariat and plan meetings while coordinating with other departments

Handle correspondence and communication, ensuring proper documentation and filing

Assist in the ongoing digitization of workflows and identify optimization potentials

Prepare and support meetings, events, and guest management, including travel arrangements.

Job description

Die DMB Rechtsschutz-Versicherung AG, mit Sitz in Köln, ist konzernunabhängig und versteht sich als erfahrener und verbrauchernaher Rechtsschutz-Spezialist. Wir beraten unsere Kunden schnell, kompetent und umfassend. Seit Gründung der Gesellschaft 1982 durch den Deutschen Mieterbund, ist der Miet-Rechtsschutz ein zentrales Geschäftsfeld. Die DMB Rechtsschutz ist seit vielen Jahren Marktführer in diesem Segment. Für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht die Sicherung langfristig wettbewerbsfähiger Arbeitsplätze im Mittelpunkt. Wir bieten ihnen moderne Arbeitsbedingungen und fördern ihre Entwicklung mit interessanten Arbeitsinhalten und abwechslungsreichen Tätigkeiten.

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir suchen an unserem Standort in Köln

Sekretärin (m/w/d) für den Vorstand einer Rechtsschutzversicherung

Aufgaben

Sie Arbeiten Gemeinsam In Einem Team Und Unterstützen Den Vorstand Der DMB Rechtsschutz-Versicherung AG Mit Einer Vielzahl An Spannenden Tätigkeiten. Ihre Aufgaben Im Einzelnen

Mit Ihrem Organisationstalent führen Sie gemeinsam das Vorstands-Sekretariat, planen Meetings, bereiten diese sorgfältig vor und bilden außerdem die Schnittstelle zu den anderen Fachbereichen/ Abteilungen und entlasten den Vorstand
Sie erledigen selbständig und zuverlässig den Schriftverkehr und die Kommunikation (intern und extern); einschließlich der Wiedervorlage und ordnungsgemäßen Führung der Ablage
Sie bearbeiten den Postein- und ausgang, überwachen und koordinieren Fristen und Termine und erteilen Auskünfte und Informationen
Sie wirken an der laufenden Digitalisierung von Arbeitsabläufen mit, in dem Sie digitale Entwicklungen und Trends identifizieren und Potentiale erkennen, die zur Optimierung unserer Prozesse genutzt werden können
Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und betreuen Gäste/Besucher (m/w/d)
Außerdem unterstützen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings, der Buchung von Veranstaltungsräumen, Hotelzimmern, Bahntickets, Mietwagen etc. und Sie empfangen, betreuen und bewirten Gäste
Bei der adressatengerechten Erstellung von Listen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Vorträgen können Sie Ihre analytische und strukturierte Arbeitsweise einbringen

Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d) oder als Geprüfte Sekretärin (m/w/d))
Berufserfahrung in vergleichbarer Position
Selbstständige, zuverlässige, proaktive und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, die es Ihnen ermöglicht, auch in dynamischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (stilistisch und grammatikalisch einwandfreie Beherrschung) werden vorausgesetzt
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; außerdem verfügen Sie über eine hohe IT-Affinität und haben Interesse an digitalen Projekten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe
Sie sind teamorientiert und haben eine gute Kommunikationsfähigkeit
Sie überzeugen durch ein gepflegtes und professionelles Auftreten sowie verbindliche Umgangsformen und verfügen über Sensibilität, Sorgfalt und absolute Diskretion im täglichen Arbeitsumfeld

Wir bieten

Die angenehme und abwechslungsreiche Arbeitsatmosphäre eines kleinen Unternehmens
Eine offene und kollegial gelebte Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen durch flache Hierarchien
Ein außergewöhnlich spannendes und vielfältiges Aufgabenspektrum
Ihre wöchentlichen Arbeitszeiten von 38 Stunden werden im Team abgesprochen, sodass eine Besetzung des Vorstandssekretariates zwischen 8.00 Uhr und 17.00 Uhr gewährleistet wird
Sie bekommen eine umfangreiche Einarbeitung und haben danach die Möglichkeit gelegentlich auch Zuhause zu Arbeiten (mobiles Arbeiten)
Eine attraktive Vergütung zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen und bei Interesse ein Jobrad; außerdem steuerfreie Zuschüsse für z.B. Essen, Tanken oder weitere Einkäufe in Form der elektronischen City Karte und einen Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

LNKD1_DE

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