Offer summary

Qualifications:

Bachelor's degree in Administration or related field preferred., 4-5 years of experience in administrative roles or virtual assistance., Proficiency in Microsoft Office Suite, GSuite, Slack, HubSpot, and CRM systems., Strong time management, attention to detail, and effective communication skills..

Key responsabilities:

Draft and validate contracts based on client information and prepare necessary documentation for meetings.

Manage and organize documents, acting as the first point of contact for calls and emails.

Handle billing processes by entering client data into the software and issuing invoices.

Perform general administrative tasks to support the team as needed.

Job description

Este es un puesto de trabajo remoto.

En Oberstaff, contratamos profesionales altamente calificados en América Latina y los asignamos a trabajar de forma remota a tiempo completo con empresas de todo el mundo. Nuestro proceso de selección garantiza talento especializado y alineado con las necesidades de cada negocio, permitiendo a nuestros clientes fortalecer sus equipos con profesionales eficientes, comprometidos y preparados para impulsar su crecimiento.

Nuestro cliente es una empresa con más de 4 años de existencia en el comercio de energía eléctrica. El horario de operaciones es de 9:00 a 6:00 en horario de España. Nos han pedido encontrar a un profesional en el área administrativa, un Asistente administrativo.

¿Eres un/a profesional administrativo/a con alma de estratega y pasión por los desafíos? Únete a nuestro equipo como Asistente Administrativo y sé la pieza clave en la digitalización y optimización de nuestros procesos. Entre tus funciones tendrás:

Redacción de contratos:

○ Validar información obtenida de parte de los diferentes clientes de la empresa, ingresar datos en el software correspondiente y emitir contrato.

○ Preparar la documentación necesaria para las reuniones con los clientes

Gestión y organización de documentos:

○ Actuar como primer punto de contacto, gestionando llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia de manera profesional y eficiente.

○ Redactar, revisar y editar comunicaciones en nombre de la empresa, asegurando un tono y contenido apropiados.

○ Asegurar confidencialidad de toda la información manejada.

○ Preparar presentaciones, informes y otros documentos confidenciales.

Gestión de Facturación :

○ Una vez validada la información de los clientes, introducir datos en el software correspondiente y emitir la factura.

Tareas Administrativas Generales:

○ Realizar otras tareas administrativas según sea necesario para apoyar al equipo de trabajo

Requirements

Disponibilidad para trabajar de Lunes a Viernes de 9:00am a 6:00pm horario de España (Una hora de descanso).
Disponer de computadora o laptop con headset y conexión a internet de 100 mbps.
Experiencia previa en roles administrativos o de asistencia virtual.
Habilidades en gestión del tiempo, atención al detalle y negociación.
Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse de manera efectiva.
Alto grado de responsabilidad y organización.
Experiencia en el uso de Microsoft Office Suite, GSuite, Slack, HubSpot y CRM.

Benefits

Horario totalmente remoto.
Independencia de ubicación.
Contrato de servicios profesionales (por cuenta propia) con paga fija mensual.
Paga en dólares USD a través de PayPal.
Sumarte a una empresa en constante crecimiento, con un excelente clima de trabajo, posibilidades de desarrollo profesional.

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